DEFINISI PUBLIC RELATIONS Salahsatu penentuan untuk definisi public relations secara umum dibebankan ke Foundation for Public Relations Research and Education, tahun 1975. Sebanayk 65 ahli public relations berpartisipasi dalam studi tersebut,menganalisis 472 definisi yang berbeda, dan menyimpulkan definisi public relations dengan 88 kata-kata berikut, “Public relations is a distinctive management function which helps establish and maintain mutual lines of communications, understanding, acceptance, and cooperation between an organization and its publics; involve the management of problems or issues; helps management to keep informed on and responsive to public opinion; defines and emphasizes the responbility of management to serve the public interest; helps management to abreast of and effectively utilize change, serving as an early warning system to help anticipate trends; and uses research and sound and ethical communication techniques as it principal tools”.
Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa public relations merupakan salah satu fungsi manajemen yang menjadi jembatan antara perusahaan atau organisasi dengan publiknya. Public relations membantu sebuah perusahaan, oganisasi, badan atau institusi agar publik mau bekerja sama dengan baik. Dari berbagai literatur public relations yang ada, biro konsultan pertama dibentuk oleh Ivy Ledbetter Lee.
Ia merintis perumusan prinsip-prinsip dasar untuk menciptakan suatu hubungan yang baik dengan lembaga pers. Kumpulan prinsip pokok itu dimuat dalam pernyataannya yang termasyhur pada 1906. Saat itu ia berjanji akan “menyediakan berbagai macam informasi yang cepat serta akurat, khususnya mengenai segala sesuatu yang bernilai tinggi dan menyangkut kepentingan umum sehingga memang perlu diketahui oleh segenap lapisan masyarakat”. Pernyataan inilah yang kemudian menjadi salahsatu pedoman utama mengenai fungsi public relations dan menobatkannya menjadi bapak public relations modern.
Fungsi utama PR adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antarlembaga (organisasi) dengan publiknya, internal maupun eksternal dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dakam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik) yang menguntungkan lembaga organisasi.
Aktifitas public relations adalah menyelenggarakan komunikasi timbal balik (two ways traffic communications) antara lembaga dengan publik yang bertujuan untuk menciptakan saling pengertian dan dukungan bagi tercapainya tujuan tertentu, kebijakan, kegiatan produksi, demi kemajuan lembaga atau citra positif lembaga bersangkutan. Kegiatan public relations sangat erat kaitannya dengan pembentukan opini publik dan perubahan sikap dari masyarakat.
Jika menghadapi situasi yang genting (crutial) seperti timbul masalah, konflik, pertikaian hingga terjadi suatu krisis, maka public relations wajib menjelaskan secara jujur dan terbuka (open communication). Dikarenakan di satu pihal public relations bertindak sebagai perantara (mediator) dan di lain pihak memiliki tanggung jawab sosial (social responbility) yang harus memegang teguh baik etika maupun kejujuran.
Dalam penelitian yang diadakan oleh Internationa Public Relations Association (IPRA) pada tahun 1981 diumumumkan fungsi public relations, yaitu:
Memberikan konseling yang didasari pemahaman masalah perilaku manusia.
Membuat analisa trend masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi.
Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi dan memberi saran saran serta tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya.
Menciptakan dan membina komunikasi dua arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh.
Mencegah konflik dan salah pengertian.
Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum.
Meningkatkan itikad baik institusiterhadap anggota, pemasok, dan konsumen.
Memperbaiki hubungan industrial.
Menarik tenaga kerja yang baik agar menjadi anggota dan mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi.
Memasyarakatkan produk atau layanan.
Mengusahakn perolehan laba yang maksimal.
Menciptakan jati diri institusi.
Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun internasional.
Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi.
Tujuan utama kegiatan public relations adalah membangun kredibilitas dan membangkitkan motivasi bagi para pemangku kepentingan (stakeholders) perusahaan guna meminimalkan biaya pengeluaran proses transfer komunikasi.
Tujuan public relations dapat dikelompokkan sebagai berikut:
Perfomance Objective
PR merupakan kegiatan komunikasi untuk mempresentasikan citra perusahaan kepada publiknya, melaksanakan serangkaian kegiatan untuk membentuk dan memperkaya identitas dan citra perusahaan dimata stakeholders.
Support of Customer Market Objective
Kegiatan PR dapat digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan yang timbul sehubungan dengan kegiatan komunikasi yang dilaksanakann oleh perusahaan dengan menitikberatkan pembahasan pada identifikasi tingkat kesadaran konsumen, siakp dan persepsi konsumen terhadap produk tayangan yang ditawarkan perusahaan.Hasil identifikasi tersebut kemudian dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan perusahaan untuk menerapkan strategi pendekatan yang sesuai.
Dari sekian banyak tugas yang diemban oleh seorang public relations, tujuan yang ingin dicapai ialah komunikasi internal dan komunikasi eksternal.
Komunikasi Internal (personel/anggota institusi)
Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin qmengenai institusi.
Menciptakan kesadaran anggota/personel mengenal peran institusi dalam masyarakat
Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari anggotanya.
Komunikasi Eksternal (masyarakat)
Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi.
Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan umumnya.
Motivasi untuk menyampaikan citra baik.
Suatu kekeliruan yang sangat besar, jika seorang Public Relations menduga bahwa persuasi yang dilakukan melalui komunikasinya itu akan diterima oleh khalayak sasaran atau publik secara tepat (sesuai) seperti yang diharapkan. Apa yang kadang kita katakan tidak selalu sama dengan penerimaan mereka yang mendengarkannya. Demikia pula dengan hal yang kita tuliskan, kadang-kadang sulit dipahami oleh pembacanya. Kata-kata, ide, isyarat, tanda-tanda, dam lambang-lambang lainnya, yang kita nyatakan dengan tulisan, lisan, dan tulisan, atau cara-cara lain, tidaklah selalu berarti sama bagi oranglain seperti halnya bagi kita.
Hal yang paling sukar dalam usaha persuasi melalui komunikasi itu adalah usaha agar oranglain dapat menerima atau menanggapinya seperti cara kita berpikir. Persuasi yang diartikan adalah kegiatan psikologis dalam usaha mempengaruhi sikap, sifat, pendapat, dan tingkah laku.
Public Relations harus melakukan perhitungan dalam melakukan persuasi:
Sugesti: penerimaan pesan atau isi komunikasi, apapun bentuknya, secara sugestif dapat berhasil jika komunikan daya berpikirnya terhambat (inhibisi), kepastian batin lumpuh, kepercayaan akan mitos, pengaruh otoritas akan mistos, pengaruh otoritas juga prestise, pembawaan azali yang sudah adalm diri seseorang, dan mayoritas pendapat.
Penyampaian pesan yang menurut Wilbur Schramm dalam bukunya berjudul How Communication Works (Onong, 1979: 19) menyatakan bahwa komunikasi akan memperoleh hasil yang efektif apabila pesan itu disampaiakan dengan memenuhi 4 syarat: pesan harus diatur sedemikian rupa sehingga dapat menarik perhatian, pesan harus menggunakan lambang-lambang yang sesuai dengan luas lingkup pengalaman (field of experience) serta bingkai referensi (frame of reference) si penerimanya (khalayak sasaran), pesan harus mampu memunculkan kebutuhan pribadi dan menyampaikan saran-saran bagaimana memenuhi kebutuhan itu, dan pesan harus memberi jalan untuk mengatasi kebutuhan tersebut, yang sesuai dengan situasi dan kondisi kelompok dimana si penerimanya berada.